個人情報保護について
個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)
プルデンシャル健康保険組合(以下「当組合」といいます)は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。
- 当組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏洩、紛失、毀損又は不正なアクセスを防止することに努めます。
- 当組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、健康保険法の趣旨である、「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその被扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって加入者の生活の安定と福祉の向上に寄与する」ことを目的とした事業、及び「健康教育、健康相談、健康診査その他の加入者の健康の保持増進」のために必要な事業のために使用いたします。
また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。 - 当組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。
また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。
ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。- (1) 法令の定めに基づく場合
- (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
- (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
- (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 当組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓発活動を実施するほか、個人情報取扱責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
- 当組合の業務を委託する場合は、業務受託者としての適格性を十分審査し、委託契約内容について個人情報保護に配慮したものといたします。また業務委託契約に関し、個人情報保護の観点から適切に見直し・改善を図ります。
- 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
- 当組合は、法令等の制定改廃や情勢の変化により、本基本方針及び個人情報保護管理規程等を適宜変更いたします。
- 本基本方針の改廃は、理事長の承認を得て、組合会で決定する。
2018年3月1日 改正
個人情報の利用目的の公表について
プルデンシャル健康保険組合(以下「当組合」という。)は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、健康保険事業に利用いたします。
当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡又は出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。
しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データ等の医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。
したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。
- 適用関係の各種届出等については、以下のように当組合業務に利用します。
- 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳等の「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを格納、健康保険業務全般に利用します。
- 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書等の収入等判定書類によって、認定作業を行います。
- 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
- 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
- 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
- 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
- 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否か等、保険診療等の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日等、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
- 資格喪失者の資格喪失後の受診等が疑われる場合、他の保険者や医療機関等との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日等について、他の保険者等に照会し確認します。
- 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
- 「マスター」作成及び保険料納入告知書作成等を行う基幹システムのサポートを「株式会社 NTTデータ」に委託しています。
- 被保険者証を大量に発行する場合は、「適切な業務委託契約を締結している会社」に委託しています。
- 人間ドック等受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、保険証発行番号、所属コード、性別を「株式会社 法研」に渡し、総合健診予約システムに利用します。
- 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように当組合業務に利用します。
- 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
- 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
- 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日等を照会し、給付決定します。
- 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
- 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医等に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
- レセプトデータのチェックは、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
- 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関等に確認するため、医療機関等に組合名、保険者番号、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日等を伝え、確認を取ります。
- 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関等に確認するため、医療機関等に組合名、保険者番号、保険証の記号番号、氏名、生年月日等を伝え、確認を取ります。
- レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
- レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
- レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付の支給決定を行います。
- レセプトデータを参考にし、傷病手当金・付加給付の支給決定を行います。
- レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
- 柔道整復療養等については、「ガリバー・インターナショナル株式会社」に内容点検照会業務を委託しています。
- レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
- 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
- レセプトデータを基に、「株式会社 法研」に委託し、医療費通知をホームページ上に掲載します。
- 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社等に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
- 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
- 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用いる場合があります。
- 保健事業について
- 人間ドック受診については、「株式会社 バリューHR」に業務委託して実施します。 結果数値については、その数値データを人間ドック受託業者において、「健診結果管理システム」に入力され、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
- 事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
- 健診結果データを保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
- 特定保健指導については、「株式会社 バリューHR」に業務委託して実施します。
- 健診結果、レセプトデータを基に、重症化予防事業を「一般社団法人専門医ヘルスケアネットワーク」に委託し、実施します。
- 健診結果を基に、生活習慣病予防を目的とした40歳未満の保健指導を「一般社団法人専門医ヘルスケアネットワーク」に委託し、実施します。
- 健診結果、レセプトデータを基に、慢性腎臓病(CKD)の早期発見・重症化予防を目的としたリスク通知事業を「IQVIAソリューションズ ジャパン合同会社」に委託し、実施します。
(印刷・封入封緘・発送業務は、IQVIAソリューションズ ジャパン合同会社から株式会社DTSへ再委託されます) - 保険証の記号番号、氏名、住所データを基に、被扶養者健診の受診サポートを 「一般社団法人専門医ヘルスケアネットワーク」に委託し、実施します。
健診結果については、その数値データを「株式会社 バリューHR」において、「健診結果管理システム」に入力され、事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。 - 医療費分析は、電子的通信手段を用いて提供する情報を基に、「IQVIAソリューションズジャパン合同会社」に匿名加工情報の作成を委託して実施します。作成及び提供する匿名加工情報に含まれる情報の項目は、性別、生年月、健康保険の資格情報(加入時期、脱退時期、本人・家族区分等)、診療報酬明細書の受診履歴、健診の受診履歴です。なお、個人を特定できる情報は含まれておりません。
- レセプトデータを基に適正服薬事業を「ホワイトヘルスケア株式会社」に委託し、スイッチOTC薬服薬促進通知書等を該当者に通知します。
- 保険証の記号番号、氏名、住所データを基に家庭用常備薬及びOTC薬の斡旋を「ホワイトヘルスケア株式会社」が実施します。
- 「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日を基に、LINEを利用した健保からの情報提供等を「株式会社三菱総合研究所」に委託します。
- 健診結果、レセプトデータを基に、歯周病の早期発見・重症化予防を目的とした厚生労働省が実施する歯周病リスクチェック事業を「株式会社NTTデータ経営研究所」に委託し、実施します。(印刷・発送業務は、株式会社NTTデータ経営研究所から株式会社ネクストライナーへ再委託されます。)
- 無料歯科検診については「一般財団法人日本口腔保健協会」に業務委託して実施します。
- 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
- 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
- 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
- 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動等の際に用います。
- 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
- 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡等に用います。
- 特定個人情報について
特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
なお、番号法に定める利用範囲を超える場合、特定個人情報から個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去等を行います。
- (1) 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書保存管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。 - (2) 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者「三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社」に委託し、溶解処理を行います。
また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄又はリース返却します。
なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。
- (1) 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書保存管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
2020(令和2)年12月1日改定
個人情報の第三者への提供について
個人情報保護法では、個人情報取扱事業者(当組合を含む)は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないとされています。
しかし、被保険者にとって利益となるもの、または事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者等にとって合理的であるとはいえないものについては、あらかじめ公表しておいて被保険者等から特段明確な反対・留保の意思表示がないものについては「黙示の同意」が得られたものとして取り扱ってよいこととされています。
当組合では、以下の事項につきその趣旨に該当するものといたしますので、同意されない場合には、書面にて当組合までお申し出ください。
お申し出がない場合には、同意していただいたものとさせていただきます。
- (1) 傷病手当金、出産手当金等の保険給付を請求していただくにあたり、事業主を経由して行うこと。
- (2) 保険給付金の支給明細書について世帯分をまとめて被保険者本人に通知すること。
- (3) 医療費通知について世帯分をまとめて被保険者本人に通知すること。
健保組合と事業主との共同実施における事業等の公表について
個人情報の共同利用について
個人情報保護法では、個人情報データを特定の者と共同で利用する場合には、①共同利用する趣旨②共同利用する個人データの項目③共同利用者④共同利用目的⑤データ保護管理者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知又は公表することとされています。
当組合では、共同事業内容の公表をホームページ等への掲載をもって行うことといたします。
当組合が共同利用する事業は以下のとおりです。
1. 事業主との共同事業「総合健診(人間ドック等)及び特定保健指導」
①共同利用する趣旨
事業主が実施する法定健診に代えて総合健診(人間ドック等)を実施している。
また、健診結果に基づき被保険者の健康づくりを支援する。
②共同利用する個人データ項目
・本人に係る情報
(1) 氏名
(2) 生年月日
(3) 性別
(4) 被扶養者情報
(5) 入社年月日
(6) 社員区分
(7) 社員番号
(8) 所属部署
(9) 所属コード
(10) メールアドレス
(11) 住所
(12) 給与振込口座
・生活習慣病予防健診、人間ドック、定期健康診断の受診者、特定保健指導の対象者に係る情報
(1) 氏名
(2) 生年月日
(3) 住所
(4) 電話番号
(5) 事業所名
(6) 所属
(7) 所属コード
(8) 社員区分
(9) 社員コード
(10) 健診未実施項目
(11) 健診種目名
(12) 健診受診日
(13) 健診実施機関名
(14) 健診実施機関所在地
(15) 相談・指導内容
(16) 所見
(17) 特定保健指導実施業者
(18) 特定保健指導実施業者所在地
(19) 特定保健指導内容
(20) 特定保健指導結果
(21) 給付金名称
(22) 給付金対象者氏名
(23) 給付金支給額
(24) 給付金支給日
(25) 給付対象期間
(26) 給付金支給満了日
(27) 疾病既往歴
(28) 家族既往歴
(29) 性別
(30) 続柄
(31) 検査結果
(32) 記号・番号
(33) 保健事業名称
③共同利用者
事業主
④共同利用目的
事業主の法定健診に代えて、総合健診(人間ドック等)を実施すること、及び特定保健指導を実施することにより、被保険者の健康づくりに資する。
⑤データ保護管理者
- 当組合 常務理事
- 事業主 担当部署所属長
2. 健保連との共同事業「共同事業情報管理事業システム利用」
①共同利用する趣旨
健康保険法附則第2条に基づき、健保連(健康保険組合連合会)と健保組合が共同で実施している事業であり、当組合に高額な医療費が発生した際、その費用に一部が健保連から交付される。
交付申請に際し、対象となるレセプト(診療報酬明細書)及び対象者の氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額等を記載した「交付金交付申請総括明細書」を健保連に提出し、健保連はこれを交付申請の審査、決定並びに高額医療費の分析に活用している。
②共同利用する個人データ項目
対象レセプトの記載データ及び前項の「交付金交付申請総括明細書」の記載事項。
③共同利用者
健保連
④共同利用目的
共同事業情報管理事業システム利用の申請、審査、法定及び高額医療費の分析のため。
⑤データ保護管理者
- 当組合 常務理事
- 健保連 担当部署所属長
3. 事業主との共同事業「保険証やご案内の文書等発送及び保健事業や給付金の送金事業」
①共同利用する趣旨
被保険者からの諸手続に対し、迅速かつ正確に文書やメール等の発送・発信、保健事業や給付金の送金を行う。
②共同利用する個人データ項目
・本人に係る情報
(1) 氏名
(2) 生年月日
(3) 性別
(4) 被扶養者情報
(5) 入社年月日
(6) 社員区分
(7) 社員番号
(8) 所属部署
(9) 所属コード
(10) メールアドレス
(11) 住所
(12) 給与振込口座
・給付金支給対象者に係る情報
(1) 氏名
(2) 生年月日
(3) 住所
(4) 電話番号
(5) 事業所名
(6) 所属
(7) 所属コード
(8) 社員区分
(9) 社員コード
(10) 健診未実施項目
(11) 健診種目名
(12) 健診受診日
(13) 健診実施機関名
(14) 健診実施機関所在地
(15) 相談・指導内容
(16) 所見
(17) 特定保健指導実施業者
(18) 特定保健指導実施業者所在地
(19) 特定保健指導内容
(20) 特定保健指導結果
(21) 給付金名称
(22) 給付金対象者氏名
(23) 給付金支給額
(24) 給付金支給日
(25) 給付対象期間
(26) 給付金支給満了日
(27) 疾病既往歴
(28) 家族既往歴
(29) 性別
(30) 続柄
(31) 検査結果
(32) 記号・番号
(33) 保健事業名称
③共同利用者
事業主
④共同利用目的
被保険者からの諸手続に対し、迅速かつ正確に文書やメール等の発送・発信、保健事業や給付金の送金を行うことにより被保険者の利便性に資する。
⑤データ保護管理者
- 当組合 常務理事
- 事業主 担当部署所属長
4. 「診療報酬明細書」等の開示及び「保有個人データ」の開示・訂正・利用停止等について
当組合が保有する被保険者及び被扶養者の「診療報酬明細書(以下「レセプト」という)」等の開示及び「保有個人データ」の開示・訂正・利用の停止等のご請求の手続き方法の概略について、以下のとおりご案内いたします。
なお、実際の手続き方法等の詳細につきましては、当組合へ個別にご照会ください。
①請求者の範囲
- (1) 被保険者又は被扶養者本人(被保険者又は被扶養者であった方を含む)
- (2) 被保険者が未成年者又は成年被後見人である場合における法定代理人
- (3) 被保険者本人が開示請求をすることにつき委任をした代理人(任意代理人)
②請求方法
開示等請求のお申出をいただいた場合、所定の「請求書」を郵送させていただきますので、必要書類を完備の上、ご返送ください。
③手数料
開示のご請求の場合は、手数料300円が必要です。
その他に開示実施手数料A4文書1枚につき、実費及び郵送を希望する場合送料がかかります。
④必要書類
(1) 請求書等(当組合所定様式)
一. 開示請求の場合
ア)レセプトの場合:「診療報酬明細書等開示請求書(本人)」
イ)レセプト以外の場合:「保有個人データ(診療報酬明細書等以外)開示請求書」
二. 内容の訂正・利用停止の届出の場合
「保有個人データ訂正・利用停止等届出書」
(2) 本人確認書類
一. 本人による請求の場合(請求書に記載された氏名、住所(居所)が同一であることを確認できるもの)
- 健康保険被保険者証(写)
- 運転免許証(写)
- 住民基本台帳カード(住所が記載されているものに限る)
- 旅券(パスポート)(写)
など
二. 法定代理人による請求の場合
(2)一のほか、法定代理人であることを示す以下の資料のいずれか(原本)
- 戸籍謄本(抄本)
- 住民票
- 登記事項証明書(「後見登記等に関する法律」による)
- 家庭裁判所の証明書
- その他法定代理関係を確認し得る書類
- ※上記書類は「開示請求をする日前30日以内に作成されたもの」をご提出ください。
三. 任意代理人による請求の場合
(2)一のほか任意代理人であることを示す以下の資料
- 被保険者の署名・押印のあるレセプト開示請求にかかる「委任状」
なお、保有個人データ開示請求(依頼)の場合は、当組合所定様式があります。
- 委任状に押印された印の印鑑登録証明書
- ※本人ご確認のため、その他の書類を提出いただくことがあります。
⑤回答書の送付
- (1) 回答には、完備した「必要書類」を当組合が受理してから1ヶ月程度を要しますのでご了承ください。なお、事情により、回答が遅れる場合にはあらかじめ、請求人等にご連絡いたします。
- (2) 回答は、請求書記載の住所に請求人「親展」で送付いたします。
- (3) 開示等のご請求については、法令等の定めによりご希望に沿えない場合がありますが、その場合には、その旨ご連絡させていただきます。
⑥ご遺族の方からの開示について
ご遺族の方からの開示のご依頼の場合については、別に定められておりますので、当組合までお問い合わせください。
⑦診療報酬明細書等の開示の補足説明
- (1) 診療報酬明細書等の開示は、保険医療機関等において主治医の判断を求めますが、「傷病名」「摘要」「医学管理」「その他」「処置・手術」「症状詳記」を伏せた開示を行うことについては、被保険者等の同意が得られれば、保険医療機関等に対する確認は必要としません。
- (2) 上記(1)については、開示後速やかにその保険医療機関等に対して開示した旨の通知を行います。
個人情報(特定個人情報を含む)及び情報システムの運用等の相談窓口の設置
個人情報(特定個人情報を含む)及び情報システムの運用等に関する苦情や質問・相談等がある場合は、下記の窓口へご相談ください。当組合では、適切かつ迅速な処理に努めます。
2016(平成28)年4月1日 改正